Kriskommunikation handlar om mer än ljudet av Hesa Fredrik, ett besök på krisinformation.se eller ett tal till nationen från statsministern. Begreppet avser dels hur myndigheter och medier kommunicerar vid kris – men också hur kriskommunikation hanteras inom en organisation. Organisatoriskt handlar det om hur väl både den interna och externa kommunikationen förmedlas från organisationen till anställda, kunder och samarbetspartners.
Det går i de flesta fall inte att förutspå en kris, och man kan aldrig ha fullständig information om hur den kommer att se ut eller hur länge den kommer att vara. Eftersom händelseförloppet ofta är intensivt är det viktigt att vara förberedd. Genom att etablera en kriskommunikationsplan som ett verktyg kan ditt företag lättare kommunicera i svåra situationer. Det gäller oavsett om det avser en global hälsokris eller interna problem inom den egna organisationen.
EN BRA KRISKOMMUNIKATIONSPLAN BÖR INNEHÅLLA FÖLJANDE DELAR:
- En överblick över möjliga situationer som kan uppstå.
- En analys av möjliga risker, och hur de ska hanteras.
- Ett tydliggörande om vem det är som ansvar över kommunikationen.
- En lista över vilka aktörer som bör informeras och genom vilka kanaler kommunikationen ska förmedlas.
Det handlar kortfattat om en sak; att ligga steget före. Det kan vara svårt att veta hur man skall arbeta under kriser och stressiga situationer. Genom att vara förberedd kan kriser i krisen undvikas. Det är också viktigt att lägga upp en plan för hur man återgår till det normala när läget har stabiliserats, och att i efterhand utvärdera och analysera kommunikationsinsatserna.
KRISHANTERING I SOCIALA MEDIER
Sociala medier är ett bra verktyg för ditt företag att nå ut i kristider eftersom det öppnar för möjligheten för dialog. Utöver detta bör informationen kompletteras på er hemsida. Det är extra viktigt med tonaliteten under en kris. Strategisk krishantering bygger på förtroende, och språk och ordval är en viktig del för att stärka förtroendet. Tänk efter vilka signalvärden du vill förknippas med och agera utifrån dem.
Vad gäller kriskommunikation inom organisationen är det viktigt med öppenhet och ärlighet. Vid en krissituation är de flesta medvetna om att krisen kommer att föra med sig betydande effekter. Även om situationen känns oviss är det bättre att kommunicera öppet kring ovissheten än att lägga locket på. Prata så långt som möjligt om de utmaningar som finns och låt personalen vara delaktig. Var transparent om vilka risker och konsekvenser som kan tänkas finnas, och beskriv de åtgärder som görs. Försök också att låta det löpande arbetet fortsätta så normalt som det går. Hjälp till att blicka framåt, kosta på dig att vara personlig! På så sätt håller du motivationen uppe när det går mot ljusa tider igen.
Behöver ditt företag hjälp med att etablera en kriskommunikationsplan för er externa kommunikation? Tveka inte att höra av dig till oss!
Skribent: Fanny Carlson, Kommunikatör.